A jó időgazdálkodással növelhető a legkönnyebben a hatékonyság; a startup vállalkozás egyáltalán nem csak a fiatalok számára lehetőség – többek között ezekről nyilatkozik az ÉrMehálónak Kiss Ulrich jezsuita szerzetes, aki immár tíz éve tartja Management by Jesus címmel vezetőképző szemináriumait, és akit az Erdélyben rá váró feladatról is kérdeztünk. Az ÉrMe Üzleti Hálózathoz sok régi személyes kapcsolat fűzi, ezért készült tegeződő hangvételű interjú Ulrich atyával.
– Az utóbbi időben gyakran hozod fel különböző beszélgetésekben az időgazdálkodás fontosságát; egy ÉrMe-klubesten már kifejezetten úgy említett téged valaki, mint a time management szakértőjét. Mi az oka annak, hogy ennyire előtérbe került nálad mostanában ez a témakör?
– Alapvetően két oka van. Az egyik teljesen gyakorlati: a Management by Jesus szemináriumok kapcsán túl gyakran hallom, hogy azt mondják: „tényleg nagyon szívesen részt vennének egyszer egy ilyenen, de sajnos nem érnek rá." Én pedig azt gondolom, hogy ha tényleg nem érnek rá, akkor valószínűleg rosszul szervezik az idejüket. A St. Gallen-i üzleti iskolában annak idején, még menedzser koromban részt vettem egy tréningen, ahol a time management terén sok hasznosat tanultam, ezt szívesen továbbadom. A másik ok pedig a Pareto-elv továbbgondolásából következik; ez mindig is téma volt a szemináriumaimon – a delegálás fontossága, illetve hogy a lényeges dolgokra kell koncentrálni. Pareto esetében arról a törvényszerűségről van szó, hogy az emberi erőforrások 20 százalékának köszönhető az elért eredmények 80 százaléka. Ha ez igaz, akkor a hatékonyság egyszerűbben növelhető, mint gondoltuk: nem kell mindent tökéletesen csinálni, nem kell feltétlenül új gépekre beruházni, nem kell mindent átszervezni, viszont nagyon megéri a lényeges dolgokra koncentrálni. Ha ezt a 20-80-as arányt a munkaidőre vonatkoztatom, akkor ebből az jön ki, hogy – 40 órás munkahéttel számolva – 8 óra alatt el tudom végezni a heti feladataim közül azokat, melyek az eredmény 80 százalékát biztosítják, és a fennmaradó időben tudok foglalkozni a „maradékkal": jut idő gondolkodni, beszélgetni, sétálni, pihenni is. Ezért adtam ki a – félig-meddig persze tréfásnak szánt – jelszót: Éljen a 8 órás munkahét!
– Tehát hétfőn reggel bemegyünk dolgozni, és délutánra már készen is vagyunk mindennel, ami fontos...?
– Akár valahogy így is lehetne... Gondoljuk meg, valójában hogyan történik ez: hétfőn reggel bemegyünk az irodába, elkezdjük az interneten a híreket nézegetni, sorban elolvassuk a beérkezett e-maileket és így tovább, azaz elkezdjük tolni magunk előtt mindazt, ami tényleg fontos lenne. Így aztán az időnk 80 százalékában csak az „igazi" munkánk 20 százalékát végezzük el, épp fordítva, mint ahogy kellene. Kedden reggel pedig még mindig ott tornyosul előttünk elintézetlenül rengeteg fontos dolog...
– És mi következik mindebből? Úgy értem: hogyan épül be mindez a vezetői szemináriumaid anyagába?
– Az alapelvek két-három hónappal ezelőtt, éppen egy szeminárium közben érlelődtek meg bennem; akkor gyorsan össze is állítottunk egy táblázatot. Az első oszlopban az szerepelt, hogy naponta ideálisan mennyi idő kellene a különböző munka-, pihenési és személyes tevékenységekre. Amikor ezeket összeadjuk, persze kiderül, hogy nem 24 órára, hanem jóval több időre lenne szükségünk naponta. Nem tehetünk mást, csökkentenünk kell bizonyos időráfordításokat, de nyilván nem arányosan mindent, hiszen például az alvásra szánt idő nem mehet egy bizonyos határ alá, azaz a Pareto-elv alapján kell tudatosan újra terveznünk az időbeosztásunkat. Ebből lesz a táblázatunk második oszlopa, a tervezett napi időráfordításokkal. És persze kell egy harmadik oszlop is, amiben a tényleges időráfordítások szerepelnek – itt fogjuk látni, hogy hol, mihez képest kell változtatnunk. Az utóbbi hetekben igyekeztem minél több ilyen személyes táblázatot összegyűjteni – többek között az ÉrMe-klubhoz tartozó cégvezetőktől is –, ebből nagyon érdekes következtetéseket tudunk majd levonni. Szeretnék majd egynapos time management tréningeket tartani, ahol kifejezetten ezzel foglalkoznánk.
– Ilyen gyakorlati képzésre nagyon is szükség lehet, hiszen mindaz, amit mondtál, elvben nagyon jól hangzik, de a hétköznapokban az ilyesmit nagyon könnyen „elsodorja az élet"...
– Erre azt javasolom, amit a jezsuiták „részleges lelkiismeret-vizsgálatnak" neveznek. Szent Ignác azt mondja, hogy válasszunk ki egy olyan bűnt, ami gyakran kísértésbe visz minket, és nap közben két alkalommal szánjunk rá időt, hogy átgondoljuk: hányszor követtük el. Ennek az a nagy előnye, hogy így be tudjuk vonni a bűn elleni küzdelembe a tudatalattinkat is, ami pedig nagyon sokszor ellenünk dolgozik. Ugyanígy az időgazdálkodásunk is nagyban javítható, ha napközben is megállunk és megvizsgáljuk: mennyi időt fecséreltünk el? Ugyanis ennek az elfecsérelt időnek a visszaszorítása a kulcskérdés.
– Mindez bekerül a Management by Jesus szemináriumaid anyagába is?
– Igen, így a tíz modul helyett mostantól tizenegy lesz, és ezzel fogunk kezdeni. Bizonyos értelemben ez az alapja mindennek. A készülő könyvemben is ez lesz az első fejezet.
– A készülő Management by Jesus könyvet már a csaknem két évvel ezelőtti ÉrMeháló-interjúban is említetted... Ezek szerint nem mondtál le róla, hogy megírd.
– Nem, egyáltalán. Jobb is, hogy nem kapkodtam el, mert így kiegészülhet az időgazdálkodásra vonatkozó fejezettel. Idén karácsonyra talán elkészülök vele.
– Éppen tíz éve kezdted el a Management by Jesus szemináriumokat, ennek ünnepére egy jubileumi szimpózium is szerveződik. Ezen is téma lesz az időgazdálkodás?
– Valóban tíz éves a szeminárium, és tegyük hozzá: most tartottuk a 36. ilyen képzést, és eddig több mint háromszázan végezték el. A jubileumi szimpóziumon is szóba kerül az időgazdálkodás, de a központi téma a startup lesz, mégpedig kibővített értelemben. Régebben általános volt, hogy valaki akár élete végéig az iskolái elvégzése után választott pályán maradt, de ma már más a helyzet: egyrészt hosszabb ideig élünk, és akár nyugdíjba vonulásunk után is bőven van időnk és energiánk, hogy még dolgozzunk, másrészt a felgyorsult technológiai fejlődés miatt rá is vagyunk kényszerítve, hogy váltsunk, mással foglalkozzunk, mint eddig. Tehát amikor – hogy Dantét idézzük – „Az emberélet útjának felén egy nagy sötétlő erdőbe jutottam, mivel az igaz útat nem lelém", akkor érdemes átgondolnom, hogy mihez kezdjek, hogyan folytassam az életem.
– Tehát nem csak fiataloknak érdemes startup vállalkozásokban gondolkozniuk, ez a szimpózium fő üzenete?
– Pontosan; ez is szerepel a rendezvény címében: „vállalkozni mindig jó". Esetleg érdemes éppen akkor elkezdeni, amikor úgy tűnhet, hogy lassan abba kell hagyni. Jézus például 30 évesen, tehát az akkori mércével mérve már egyáltalán nem fiatalon otthagyta az építőipari családi vállalkozást, és vándortanítói pályára lépett – mi ez, ha nem tipikus „második startup"? Vagy ott van Mózes, aki egy birodalom jól fizetett tisztviselője volt, amikor egyszer csak belevágott egy teljesen reménytelennek tűnő vállalkozásba: hogy kivezesse a zsidó népet az egyiptomi fogságból. De nem csak bibliai példákat mondhatok; a szellemi életben egyáltalán nem ritka, hogy a nagy eredményeket kifejezetten idős korban éri el valaki, mint mondjuk Benjamin Franklin. A szimpóziummal kapcsolatban egyébként az érdeklődők figyelmébe ajánlom még a délutáni kerekasztal-beszélgetést is, ahol a gazdaság különböző területein dolgozó vezetők mondják el, hogyan tudták ők a Management by Jesus szemináriumon tanultakat hasznosítani, a vállalkozásuk működésébe integrálni. (A rendezvény részletes programja és egyéb információk itt találhatók. - A szerk.)
– Végül egy személyes kérdés: úgy tudni, a jezsuita rend hamarosan Erdélybe küld téged. Mi ebből az igazság, és mi lesz így a tervezett hazai, kis-magyarországi szemináriumokkal?
– Forrai Tamás tartományfőnökünkkel hasonló feladatról beszéltünk, mint amit korábban a Roma Szakkollégiumban is betöltöttem: egy reményteljesen induló, majd problémákkal küszködő intézményt kellett ebben az esetben átvennem egy évre, közben „betanítva" az új vezetőt, majd átadva neki az irányítást. Ilyesmi lenne a feladat a marosvásárhelyi közösségünknél is, ez talán két évet venne igénybe. De hogy pontosan hogyan működne ez, és hogy havonta mennyi időt kellene ehhez ott töltenem, arról még nincs végleges döntés. A Management by Jesus szemináriumok pedig mindenképpen folytatódnak, az egyes alkalmakat meg fogjuk hirdetni, várom a jelentkezőket!
– Ha pedig Erdélyhez is köt majd a munkád, ez alkalom lehet arra is, hogy az ottani keresztény vállalkozók is klubba-klubokba szerveződjenek, és az ÉrMe Üzleti Hálózattal is kapcsolatot találjanak...
– Ez a lehetőség mindenképpen fennáll, igyekszem majd ezt elősegíteni.
Bethlenfalvy Gábor
